截至目前，数电发票已在12个省市开票试点，全国范围内省市自治区（除港澳台）受票试点documents是什么意思！
纳税人收到数电发票，应该如何入账归档呢？今天我们一起来学习一下吧！
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01
数电发票使用哪种形式报销入账
企业在报销时，可以使用数电发票documents是什么意思的电子版作为依据，也可以使用数电发票的 纸质打印件作为依据。
陕西税务总局发布的关于数电发票试点的公告（2023年第1号）公告第十二条中有所提及，但具体形式并未做出明确规定。
纳税人以数电发票报销入账归档的，按照财政和档案部门的相关规定执行
也就是说，纳税人以电子发票（含电子专票和电子普票）报销入账归档的，应当按照《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号（以下简称《通知》）相关规定执行。
《通知》第三条“除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档。”
《通知》第四条“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”。
但是在实务工作中，企业之间的信息化程度差异较大，因此企业应根据自身财务管理的实际情况进行选择documents是什么意思：
（1）企业会计核算及财务管理信息化程度较高，会计处理基本以电子凭证为依据，会计档案基本实现无纸化、少纸化管理的，可以仅使用数电发票的 电子版作为报销依据。
（2）企业会计核算 相对传统，报销需要以打印数电发票的纸质版进行流程审批的，应该选择以数电发票的 纸质打印件作为报销依据。
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02
数电发票如何归档保存
方式一：使用数电发票电子版作为报销依据的，可以仅归档保存数电发票的电子版。
《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）第五条“符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。”
但在归档保存的过程中需要注意以下几点
（ 1 ）数电发票归档保存的格式
不论企业是开具发票方还是收到发票方，数电发票 均需保存OFD格式。
OFD（Open Fixed-layout Documents的简称，意为开放版式文件）版式文档是版面呈现效果高度精确固定的电子文件，其呈现与设备无关。与PDF文件相仿，具有格式独立、版面固定、固化呈现等特点。可以说OFD是中国版的PDF，但是在很多方面的性能优于PDF的同类文档。OFD也逐渐开始在电子发票、电子公文、电子证照等等的领域中应用。
OFD 标准有一系列技术优势。其中我们财税相关的优势包括：
OFD标准可支持国产密码算法，是文档 安全性的有力保证，也是文件具有法律效力的基本条件；
也是最重要的一点，OFD标准是 自主可控的，国家再有需要对OFD做扩展时，特别是在我国党政军严肃类文档应用领域，可以不受控于外部的厂商，我们有自主的标准话语权。
基于此，数电发票系统此次新增了OFD格式。
数电发票属于电子会计凭证的一种，其本质是电子文件。其保管及归档需要符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）中的相关规定。
《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）第六条规定：
下列会计资料应当进行归档：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。
（ 2 ）数电发票归档保存的备份
根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）中第9.2条规定的要求：
应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线储存介质。
离线储存介质应至少制作一套。可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况制作第二套、第三套离线储存介质，并在装具上标识套别。
离线储存介质所采用的技术即将淘汰时，应立即将其中储存的电子档案等数据转换至新型且性能可靠的离线储存介质中。
（ 3 ）数电发票归档保存的年限
数电发票电子文件需保存30 年。
《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）中附表1.企业和其他组织会计档案保管期限表的要求，会计凭证（包括原始凭证及记账凭证）保管期限为30年。
（ 4 ）数电发票OFD 文件阅读器一并归档移交保存。
《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）第十二条作出如下规定“电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。”
方式二：使用数电发票纸质打印件作为报销依据的，同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
在《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）中第四条规定：
单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
温馨提示：
无论企业采用哪种形式作为报销依据的，企业 必须保存数电发票的OFD源文件。
根据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894—2016）中对电子文件的定义为“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。”
而 拍照、截图、扫描等电子影像件属于电子副本文件，并 不是电子会计凭证原件， 不能仅以电子副本文件报销入账归档。
是真的！
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03
红字发票的账务处理
企业因开具或收到红字发票时将红字发票与《红字发票信息确认单》一并作为记账凭证进行归档保存。
陕西税务总局发布的关于数电发票试点的公告（2023年第1号）公告第十三条中规定“受票方已将发票用于增值税申报抵扣的，应当暂依《确认单》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得开票方开具的红字发票后，与《确认单》一并作为记账凭证。”
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